§ 1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych jest Zdrowy Klimat Małgorzata Szczuko, ul. Zielona Górka 61, 72-003 Dobra, NIP: 929-106-28-60, e-mail: biuro@menuplus.pl.
- Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: biuro@menuplus.pl.
- Polityka dotyczy strony internetowej MenuPlus, formularza kontaktowego oraz aplikacji dostępnej pod adresem https://app.menuplus.pl, w tym panelu płatnika (Konta Rodzica).
- W zakresie danych osób żywionych i płatników wprowadzanych do modułu opłat administratorem jest placówka, która korzysta z aplikacji, a Usługodawca jest wyłącznie podmiotem przetwarzającym. Osoba, której dane dotyczą, powinna w tych sprawach kontaktować się w pierwszej kolejności ze swoją placówką; Usługodawca przekaże takie żądanie placówce i pomoże jej je zrealizować.
§ 2. Jakie dane przetwarzamy?
- Dane podane w formularzu kontaktowym, w szczególności imię i nazwisko, nazwa firmy lub placówki, adres e-mail, numer telefonu oraz treść wiadomości.
- Dane potrzebne do założenia i obsługi konta w aplikacji MenuPlus, w szczególności dane identyfikacyjne Klienta, dane placówki, dane Użytkowników upoważnionych do korzystania z systemu, takie jak imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, login, oraz dane rozliczeniowe.
- Dane kontrahentów wprowadzane do aplikacji przez Klienta w ramach modułów magazynowych, zakupowych, rozliczeniowych lub organizacyjnych, w szczególności nazwy firm, NIP, adresy, numery kont bankowych oraz dane kontaktowe dostawców towarów i usług.
- Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu i aplikacji, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, źródle wejścia, logach systemowych i zdarzeniach bezpieczeństwa.
- Dane przetwarzane w module opłat za posiłki i pobyt, jeżeli Klient korzysta z tego modułu: dane osób żywionych, w szczególności imię, nazwisko, data urodzenia, klasa lub grupa, kategoria odpłatności i wariant diety, a także dane płatników, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu. Modułowi towarzyszą deklaracje korzystania z posiłków, ewidencja obecności i odwołań, rachunki, wpłaty oraz korespondencja dotycząca zaległości.
- Wariant diety (bezmleczna, bezjajeczna, bezglutenowa, bez laktozy) może stanowić daną dotyczącą zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO, a osoby żywione są zwykle dziećmi, którym art. 8 RODO przyznaje szczególną ochronę. Administratorem tych danych pozostaje Klient, czyli placówka, a Usługodawca przetwarza je wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na zasadach Załącznika nr 1 do Regulaminu.
- Minimalizacja danych. Aplikacja nie zbiera numeru PESEL osoby żywionej, jej adresu zamieszkania, danych o sytuacji rodzinnej ani informacji o niepełnosprawności. Do rozliczenia posiłków i pobytu wystarczają dane wymienione powyżej i Usługodawca celowo nie przewiduje pól na dane szersze.
- Klient zobowiązany jest nie wprowadzać do aplikacji danych, które nie są potrzebne do korzystania z MenuPlus. Dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO wolno wprowadzać wyłącznie w zakresie, jaki przewiduje moduł opłat, czyli wariant diety osoby żywionej; wprowadzanie innych danych z art. 9 RODO, w szczególności informacji o stanie zdrowia, orzeczeniach czy sytuacji socjalnej, w tym w polach opisowych i uwagach, jest niedopuszczalne.
- W odniesieniu do danych osobowych powierzonych przez Klienta w ramach korzystania z funkcji aplikacji, w szczególności danych osób żywionych, płatników oraz osób reprezentujących lub kontaktowych kontrahentów Klienta, Klient pozostaje administratorem danych, a Usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta. Szczegółowe zasady takiego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu, zgodna z art. 28 RODO.
§ 3. Cele i podstawy przetwarzania
- Obsługa zapytań z formularza kontaktowego - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na komunikacji z osobami zainteresowanymi usługą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Założenie i obsługa konta, realizacja subskrypcji oraz świadczenie usług elektronicznych - wykonanie umowy zawartej z Klientem lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Umożliwienie pracownikom lub współpracownikom Klienta korzystania z zakupionej usługi - prawnie uzasadniony interes administratora oraz Klienta polegający na prawidłowej organizacji dostępu do aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- W odniesieniu do danych osobowych powierzonych przez Klienta w aplikacji cele i podstawy prawne przetwarzania określa Klient jako administrator tych danych. Usługodawca przetwarza takie dane w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi i zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych. Dotyczy to również danych osób żywionych i płatników w module opłat.
- Prowadzenie konta płatnika (Konta Rodzica) w zakresie danych logowania, adresu e-mail, numeru telefonu oraz zdarzeń bezpieczeństwa tego konta - świadczenie usługi drogą elektroniczną na rzecz płatnika oraz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa dostępu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Zasady korzystania z tego konta określa Regulamin Konta Rodzica.
- Rozliczenia, faktury, księgowość i obowiązki podatkowe - wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Bezpieczeństwo serwisu, diagnostyka błędów, prowadzenie logów technicznych i przeciwdziałanie nadużyciom - prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami - prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Analityka ruchu na stronie z wykorzystaniem opcjonalnych cookies Google Analytics - zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
§ 4. Odbiorcy danych
- Dane mogą być przekazywane dostawcom usług technicznych, hostingu, utrzymania aplikacji, poczty elektronicznej, obsługi płatności, fakturowania, księgowości, wsparcia IT, bezpieczeństwa oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
- Aplikacja i baza danych działają w chmurze Microsoft Azure w regionie Polska (Poland Central). Dane osobowe wprowadzone do aplikacji, w tym dane osób żywionych i płatników, są przechowywane i przetwarzane w tym regionie i nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Wyjątki opisane w ust. 3 i 5 poniżej dotyczą wyłącznie danych technicznych związanych z analityką ruchu na stronie internetowej.
- Aktualna lista podmiotów przetwarzających, z których korzysta Administrator, wraz ze wskazaniem roli każdego z nich, jest publikowana na stronie Bezpieczeństwo danych w serwisie MenuPlus. Obejmuje ona w szczególności dostawcę infrastruktury chmurowej, operatora płatności abonamentowych, dostawcę poczty wychodzącej, dostawcę bramki SMS oraz dostawcę systemu fakturowania.
- Wprowadzenie numeru NIP kontrahenta powoduje odpytanie publicznych rejestrów państwowych - wyszukiwarki REGON prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny oraz wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Do rejestrów tych trafia wyłącznie numer identyfikacyjny, nigdy dane osób korzystających z aplikacji.
- Płatności online za Subskrypcje są obsługiwane przez serwis Paynow, a podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest mElements S.A. Przy zamówieniu przekazywane są temu operatorowi dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji: adres e-mail Klienta, kwota, waluta i opis zamówienia. Dane podawane bezpośrednio na stronie operatora, w tym dane karty płatniczej, przetwarza mElements S.A. zgodnie ze swoim regulaminem i polityką prywatności; Administrator nie ma do nich dostępu.
- W celach analitycznych i statystycznych dane techniczne, w tym identyfikatory cookies, adres IP oraz informacje o urządzeniu i aktywności na stronie, mogą być przekazywane dostawcy narzędzi analitycznych Google Analytics. Dostawcą usługi jest Google Ireland Limited, a w określonych przypadkach dane mogą być przetwarzane również przez Google LLC.
- Administrator korzysta wyłącznie z dostawców, którzy zapewniają odpowiednie środki ochrony danych i zobowiązują się do zachowania bezpieczeństwa przetwarzania.
- W związku z korzystaniem z usług Google dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Jeżeli odbiorca uczestniczy w programie EU-US Data Privacy Framework, transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. W pozostałych przypadkach podstawą transferu mogą być standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz, gdy jest to wymagane, dodatkowe środki ochrony.
- Informacje o stosowanych zabezpieczeniach transferu lub ich kopię można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem biuro@menuplus.pl.
§ 5. Okres przechowywania danych
- Dane z formularza kontaktowego są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi zapytania oraz ewentualnej dalszej korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
- Dane konta, Użytkowników i dane związane z usługą są przechowywane przez okres korzystania z serwisu, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń.
- O okresie przechowywania danych osób żywionych i płatników w module opłat decyduje Klient jako administrator tych danych. Usługodawca przechowuje je przez czas świadczenia usługi na rzecz Klienta, a po jej zakończeniu usuwa albo zwraca na zasadach określonych w Załączniku nr 1 do Regulaminu.
- Dane księgowe, rozliczeniowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
- Dane techniczne, logi bezpieczeństwa i informacje diagnostyczne są przechowywane przez czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i usuwania błędów, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa lub potrzeby dochodzenia roszczeń.
§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą
- Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
- Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności tej osoby albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może wycofać zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- Żądania dotyczące danych można kierować na adres e-mail: biuro@menuplus.pl.
- Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
§ 7. Cookies i dane techniczne
- Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu użytkownika przez przeglądarkę internetową podczas korzystania ze strony. Zawierają m.in. identyfikator, nazwę domeny i czas przechowywania.
- Serwis korzysta z plików cookies niezbędnych do działania strony, utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa, zapamiętania preferencji oraz prawidłowego działania formularzy.
- Po uzyskaniu zgody użytkownika Serwis może korzystać z Google Analytics w celu badania ruchu na stronie, tworzenia statystyk, analizy sposobu korzystania z serwisu oraz optymalizacji działania strony i aplikacji. Google Analytics może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie oraz przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, źródle wejścia i odwiedzanych podstronach.
- Dane analityczne mają charakter statystyczny i nie służą Administratorowi do bezpośredniej identyfikacji konkretnych osób odwiedzających stronę.
- Użytkownik może w każdej chwili wycofać lub zmienić zgodę na opcjonalne cookies za pomocą ustawień zgód dostępnych w Serwisie, a także zarządzać plikami cookies lub je usuwać w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej.
- Ograniczenie lub zablokowanie niektórych cookies może wpływać na działanie wybranych funkcji serwisu lub aplikacji.
§ 8. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania.
- Podanie danych wymaganych do założenia konta, obsługi subskrypcji, płatności i fakturowania jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
- Podanie danych technicznych może być konieczne do prawidłowego działania serwisu, zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania błędów.
§ 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
- Dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały, o czym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
§ 10. Zmiany polityki prywatności
- Polityka prywatności może być aktualizowana w razie zmian w serwisie, aplikacji, przepisach prawa, dostawcach usług lub sposobach przetwarzania danych.
- Aktualna wersja dokumentu jest dostępna na stronie serwisu.
- Polityka obowiązuje od dnia: 1 września 2026.