Przejdź do treści

MenuPlus

Regulamin serwisu

Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji MenuPlus oraz strony internetowej serwisu.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach serwisu MenuPlus.
  2. Usługodawcą jest: Zdrowy Klimat Małgorzata Szczuko, ul. Zielona Górka 61, 72-003 Dobra, NIP: 929-106-28-60, REGON: 320868050, e-mail: biuro@menuplus.pl, telefon: +48 602 43 91 22.
  3. Serwis jest przeznaczony dla podmiotów korzystających z narzędzi do obsługi żywienia, jadłospisów, magazynu, dokumentów i rozliczeń w placówkach żywieniowych.
  4. Korzystanie z Serwisu wymaga akceptacji regulaminu oraz spełnienia wymagań technicznych wskazanych w regulaminie.
  5. Do korzystania z Serwisu i Aplikacji wymagane jest: urządzenie z dostępem do sieci Internet, zainstalowana przeglądarka internetowa w najnowszej stabilnej wersji (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari) z włączoną obsługą plików cookies oraz aktywne konto poczty elektronicznej (e-mail).

§ 2. Definicje

  1. Serwis oznacza stronę internetową oraz aplikację MenuPlus udostępnianą przez Usługodawcę.
  2. Aplikacja oznacza system MenuPlus służący m.in. do obsługi produktów, potraw, jadłospisów, magazynów, dokumentów, kontrahentów, raportów i subskrypcji.
  3. Użytkownik oznacza osobę korzystającą z Serwisu, w tym osobę działającą w imieniu Klienta.
  4. Klient oznacza podmiot, który założył konto, korzysta z wersji demonstracyjnej albo wykupił dostęp do płatnych usług Serwisu.
  5. Przedsiębiorca na prawach konsumenta oznacza osobę fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego.
  6. Konto oznacza indywidualny dostęp do Aplikacji zabezpieczony loginem i hasłem.
  7. Subskrypcja oznacza czasowy dostęp do wybranego pakietu usług MenuPlus.
  8. Moduł opłat oznacza funkcje Aplikacji służące do prowadzenia kartoteki osób żywionych, deklaracji, ewidencji obecności, naliczania rachunków za posiłki i pobyt oraz rejestrowania wpłat.
  9. Osoba żywiona oznacza osobę korzystającą z posiłków lub pobytu w placówce Klienta, w szczególności ucznia, przedszkolaka lub pracownika.
  10. Płatnik oznacza osobę lub podmiot zobowiązany wobec Klienta do zapłaty za posiłki lub pobyt Osoby żywionej, w szczególności rodzica lub opiekuna prawnego.
  11. Konto Rodzica oznacza dostęp Płatnika do panelu Aplikacji, którego zasady określa odrębny Regulamin Konta Rodzica. Płatnik nie jest stroną niniejszego Regulaminu.

§ 3. Zakres usług

  1. MenuPlus umożliwia korzystanie z funkcji dostępnych w wybranym pakiecie, w szczególności z modułów związanych z jadłospisami, produktami, potrawami, magazynem, dokumentami, kontrahentami, raportami i konfiguracją placówek.
  2. Szczegółowy zakres funkcji może zależeć od wybranego pakietu, liczby placówek oraz uprawnień nadanych Użytkownikowi przez administratora Klienta.
  3. Usługodawca może udostępnić bezpłatną wersję demonstracyjną, której zakres, czas trwania i limity mogą różnić się od płatnych pakietów.
  4. Serwis może integrować się z zewnętrznymi usługami płatności, fakturowania, poczty elektronicznej, SMS lub innymi systemami potrzebnymi do działania Aplikacji.

§ 4. Konto i dostęp do Aplikacji

  1. Założenie konta wymaga podania prawdziwych i aktualnych danych wymaganych w formularzu rejestracyjnym.
  2. Klient odpowiada za działania Użytkowników korzystających z kont utworzonych w ramach jego organizacji.
  3. Użytkownik powinien chronić login i hasło przed dostępem osób nieuprawnionych.
  4. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło oraz powiadomić Usługodawcę.
  5. Usługodawca może czasowo zablokować dostęp do Konta, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa, prawa lub niniejszego regulaminu.
  6. Umowa o świadczenie usługi elektronicznej polegającej na prowadzeniu Konta zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rejestracji przez Usługodawcę, w szczególności przez aktywację Konta lub przesłanie wiadomości potwierdzającej na adres e-mail Klienta.

§ 5. Zasady korzystania z Serwisu

  1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, regulaminem, dobrymi obyczajami oraz przeznaczeniem Aplikacji.
  2. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, podejmowanie prób obejścia zabezpieczeń, zakłócanie działania Serwisu lub korzystanie z niego w sposób naruszający prawa osób trzecich.
  3. Klient odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do Aplikacji, w tym danych produktów, dokumentów, kontrahentów, jadłospisów i konfiguracji placówek.
  4. Aplikacja wspiera pracę administracyjną i organizacyjną, ale nie zastępuje samodzielnej oceny Klienta w zakresie obowiązków prawnych, księgowych, podatkowych, żywieniowych lub sanitarnych.

§ 6. Płatności i subskrypcje

  1. Dostęp do płatnych funkcji Serwisu jest udzielany na okres wskazany przy zakupie wybranego pakietu.
  2. Ceny w Cenniku na stronie internetowej są podawane w złotych polskich (PLN) jako ceny brutto, zawierające podatek VAT. Przed złożeniem zamówienia w Aplikacji Klient widzi ostateczną cenę i walutę płatności. Zakup Subskrypcji nie wiąże się z kosztami dostawy ani innymi opłatami dodatkowymi.
  3. Płatności można dokonać:
    • online, za pośrednictwem serwisu Paynow - szybkim przelewem internetowym, BLIK albo kartą płatniczą,
    • przelewem tradycyjnym na rachunek bankowy Usługodawcy, na podstawie faktury proforma.
  4. Podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest mElements S.A.
  5. Akceptowane karty płatnicze: Visa, Visa Electron, Mastercard, MasterCard Electronic, Maestro.
  6. Płatność online należy uiścić przy składaniu zamówienia. Płatność przelewem tradycyjnym należy uiścić w terminie wskazanym na fakturze proforma.
  7. Aktywacja lub przedłużenie Subskrypcji następuje po zaksięgowaniu lub potwierdzeniu płatności, chyba że opis oferty stanowi inaczej.
  8. Umowa o odpłatną Subskrypcję zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia płatności przez operatora płatności lub zaksięgowania wpłaty przez Usługodawcę oraz aktywowania Subskrypcji na Koncie. Potwierdzenie zawarcia umowy jest przekazywane Klientowi na trwałym nośniku, w szczególności pocztą elektroniczną.
  9. Za opłacone zamówienie Usługodawca wystawia fakturę VAT i przekazuje ją Klientowi drogą elektroniczną.
  10. Po zakończeniu okresu Subskrypcji dostęp do płatnych funkcji może zostać ograniczony do czasu odnowienia pakietu.

Płatności Paynow: BLIK, przelewy internetowe, karty Visa i Mastercard

§ 6a. Opłaty za posiłki i pobyt pobierane przez Klienta

  1. Paragraf 6 dotyczy wyłącznie płatności Klienta na rzecz Usługodawcy z tytułu Subskrypcji. Opłaty wnoszone przez Płatników z tytułu posiłków i pobytu są rozliczeniem pomiędzy Płatnikiem a Klientem i Usługodawca nie jest ich stroną.
  2. Usługodawca nie świadczy usług płatniczych i nie przyjmuje środków pieniężnych Płatników. Wpłaty za posiłki i pobyt są wnoszone bezpośrednio na rachunek bankowy Klienta. Usługodawca nie pośredniczy w przekazywaniu tych środków, nie prowadzi rachunków płatniczych ani nie dysponuje środkami Płatników.
  3. Rola Usługodawcy ogranicza się do warstwy technicznej: Aplikacja nalicza należności, rejestruje wpłaty wprowadzone lub zaimportowane przez Klienta, rozksięgowuje je na rachunki i prezentuje saldo. Wpis w Aplikacji jest odzwierciedleniem operacji dokonanej poza nią i nie stanowi potwierdzenia zapłaty ani pokwitowania.
  4. Jeżeli Klient korzysta z rachunków wirtualnych przypisanych Płatnikom, rachunki te są prowadzone przez bank Klienta i należą do Klienta. Usługodawca wyłącznie przechowuje ich numery w celu dopasowania wpłaty do Płatnika.
  5. Za prawidłowość naliczeń, wysokość stawek, ulg i terminów, za rozliczenie wpłat oraz za dochodzenie zaległości odpowiada Klient. Usługodawca nie jest wierzycielem Płatnika i nie prowadzi wobec niego windykacji; wezwania i upomnienia generowane w Aplikacji są dokumentami Klienta.
  6. Rozwiązanie to odpowiada charakterowi opłat za wyżywienie w placówkach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego, które stanowią niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym i powinny być wnoszone na rachunek dochodów placówki albo jednostki samorządu terytorialnego. Aplikacja nie przewiduje modelu, w którym środki Płatników wpływałyby na rachunek Usługodawcy lub innego podmiotu trzeciego.

§ 7. Aktywacja usługi i dostawa

  1. MenuPlus jest usługą cyfrową świadczoną drogą elektroniczną. Zakup Subskrypcji nie obejmuje dostawy fizycznego towaru.
  2. Dostęp do usługi jest aktywowany na koncie Klienta po potwierdzeniu płatności lub po ręcznym potwierdzeniu wpłaty, jeżeli wybrano płatność przelewem tradycyjnym.
  3. Czas realizacji zamówienia, czyli aktywacji Subskrypcji, liczony jest od momentu pozytywnej autoryzacji płatności - przy płatności online, w tym kartą płatniczą - albo od momentu wpłynięcia środków na rachunek bankowy Usługodawcy przy przelewie tradycyjnym. Przy płatności online Subskrypcja jest aktywowana automatycznie, niezwłocznie po otrzymaniu potwierdzenia płatności od operatora płatności.
  4. Usługa jest świadczona drogą elektroniczną i jest dostępna z każdego miejsca z dostępem do sieci Internet.
  5. Informacja o aktywnej Subskrypcji jest widoczna w Aplikacji po zalogowaniu.
  6. W przypadku problemu z aktywacją Klient powinien skontaktować się z Usługodawcą przez formularz kontaktowy albo adres e-mail wskazany na stronie.

§ 8. Dostępność, przerwy techniczne i rozwój Serwisu

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał stabilnie i był dostępny dla Użytkowników. Gwarantowany poziom dostępności, czasy reakcji na zgłoszenia, zasady okien serwisowych, kopii zapasowych i rekompensat określa Załącznik nr 2 - Gwarantowany poziom usług (SLA), stanowiący integralną część Regulaminu.
  2. Serwis może być czasowo niedostępny z powodu prac technicznych, aktualizacji, awarii, działań dostawców zewnętrznych lub zdarzeń niezależnych od Usługodawcy.
  3. Usługodawca może rozwijać Serwis, zmieniać interfejs, dodawać nowe funkcje, modyfikować istniejące funkcje oraz usuwać funkcje przestarzałe, o ile nie narusza to istotnych praw Klientów wynikających z aktywnych Subskrypcji.

§ 9. Dane i kopie bezpieczeństwa

  1. Klient zachowuje prawa do danych wprowadzonych do Aplikacji.
  2. Usługodawca stosuje organizacyjne i techniczne środki ochrony danych odpowiednie do charakteru Serwisu.
  3. Klient powinien samodzielnie przechowywać dokumenty źródłowe oraz informacje wymagane przez przepisy prawa, jeżeli obowiązek ich przechowywania wynika z przepisów lub wewnętrznych procedur Klienta.
  4. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych Klienta oraz Użytkowników, takich jak dane rejestracyjne i dane dostępowe do Konta, określa Polityka Prywatności dostępna w Serwisie. Jeżeli Klient wprowadza do Aplikacji dane osobowe, których jest administratorem, w szczególności dane Osób żywionych, Płatników oraz osób reprezentujących lub kontaktowych jego kontrahentów, Usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający na zasadach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania danych stanowiącej Załącznik nr 1 i integralną część Regulaminu.
  5. Korzystając z Modułu opłat, Klient wprowadza dane Osób żywionych, w tym dzieci, oraz Płatników. Zakres tych danych określa Załącznik nr 1. Klient nie może wprowadzać do Aplikacji danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO wykraczających poza wariant diety Osoby żywionej, ani danych, dla których Aplikacja nie przewiduje przeznaczonych pól, w szczególności numeru PESEL, informacji o stanie zdrowia, orzeczeniach o niepełnosprawności oraz sytuacji rodzinnej lub socjalnej - także w polach opisowych, uwagach i załącznikach.
  6. Klient jako administrator danych Osób żywionych i Płatników odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania, realizację obowiązku informacyjnego wobec tych osób oraz za ocenę, czy prowadzone przez niego przetwarzanie wymaga oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO). Usługodawca udziela w tym zakresie wsparcia na zasadach określonych w Załączniku nr 1.
  7. Aplikacja i dane Klienta są utrzymywane w chmurze Microsoft Azure w regionie Polska (Poland Central). Dane wprowadzone do Aplikacji nie są przenoszone poza Europejski Obszar Gospodarczy. Informacje o zabezpieczeniach, kopiach zapasowych i liście dalszych podmiotów przetwarzających Usługodawca publikuje na stronie Bezpieczeństwo danych w Serwisie.

§ 9a. Eksport, przenoszenie danych i zmiana dostawcy

  1. Klient ma prawo w każdym czasie trwania umowy pobrać wprowadzone przez siebie dane. Aplikacja udostępnia eksport danych w powszechnie używanych formatach nadających się do odczytu maszynowego, w szczególności CSV, XLSX i PDF. Na żądanie Klienta Usługodawca przygotuje pełny eksport danych Klienta w formacie ustrukturyzowanym.
  2. Klient może wypowiedzieć umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia nie dłuższego niż dwa miesiące, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu Subskrypcji, bez podawania przyczyny.
  3. Po złożeniu wypowiedzenia albo po wygaśnięciu Subskrypcji Usługodawca zapewnia okres przejściowy 30 dni, w którym Klient zachowuje możliwość pobrania danych. Na uzasadniony wniosek Klienta okres ten może zostać przedłużony, jeżeli jest to technicznie konieczne do przeniesienia danych do innego dostawcy.
  4. Usługodawca udziela Klientowi informacji technicznych niezbędnych do przeniesienia danych do innego dostawcy, w tym opisu struktury eksportowanych plików, oraz współdziała z Klientem w rozsądnym zakresie w trakcie migracji.
  5. Usługodawca nie pobiera opłat za sam eksport danych ani za zmianę dostawcy. Postanowienie to odpowiada wymogom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 (akt w sprawie danych) dotyczącym zmiany dostawcy usług przetwarzania danych.
  6. Po upływie okresu przejściowego Usługodawca usuwa dane Klienta zgodnie z Załącznikiem nr 1, chyba że przepisy prawa nakazują ich dalsze przechowywanie. Dane w kopiach bezpieczeństwa są usuwane zgodnie ze standardowym cyklem retencji opisanym na stronie Bezpieczeństwo danych.

§ 10. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu oraz zakupionych Subskrypcji można składać na adres e-mail biuro@menuplus.pl, przez formularz kontaktowy w Serwisie albo pisemnie na adres Usługodawcy.
  2. Reklamację można złożyć w okresie świadczenia usługi, a jeżeli niezgodność usługi z umową wystąpiła w tym okresie - także po jego zakończeniu, w terminach wynikających z przepisów prawa.
  3. Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Klienta lub Użytkownika (w szczególności nazwę Klienta i adres e-mail Konta), numer zamówienia lub faktury, jeżeli reklamacja dotyczy płatności, opis problemu, datę jego wystąpienia oraz, jeżeli to możliwe, zrzuty ekranu lub inne informacje ułatwiające analizę.
  4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia, chyba że charakter sprawy wymaga dłuższej analizy. W takim przypadku Klient zostanie poinformowany o przewidywanym terminie odpowiedzi.
  5. Odpowiedź na reklamację Usługodawca przesyła na adres e-mail, z którego reklamacja została złożona, albo w inny sposób wskazany przez Klienta.

§ 11. Odstąpienie, zwroty i rezygnacja

  1. Klient będący konsumentem albo Przedsiębiorcą na prawach konsumenta ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z zastrzeżeniem postanowień poniżej.
  2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, wystarczy przed upływem terminu wysłać oświadczenie o odstąpieniu na adres e-mail biuro@menuplus.pl albo pisemnie na adres Usługodawcy. Usługodawca niezwłocznie potwierdzi otrzymanie oświadczenia drogą elektroniczną.
  3. Na wyraźne żądanie konsumenta albo Przedsiębiorcy na prawach konsumenta świadczenie usługi może rozpocząć się przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie. Oświadczenie takie powinno zostać złożone przed rozpoczęciem świadczenia, w szczególności przez zaznaczenie odrębnego pola wyboru podczas zakupu.
  4. Jeżeli Klient zażądał rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu na odstąpienie, a następnie odstąpi od umowy, może być zobowiązany do zapłaty kwoty proporcjonalnej do zakresu świadczenia spełnionego do chwili poinformowania Usługodawcy o odstąpieniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  5. Prawo odstąpienia od umowy o świadczenie usług wygasa po pełnym wykonaniu usługi, jeżeli świadczenie rozpoczęło się za uprzednią i wyraźną zgodą Klienta, a przed rozpoczęciem świadczenia Klient został poinformowany, że po pełnym wykonaniu usługi utraci prawo odstąpienia, i przyjął to do wiadomości. Rozpoczęcie korzystania z trwającej Subskrypcji nie jest samo w sobie równoznaczne z jej pełnym wykonaniem.
  6. Zwrot płatności, jeżeli jest należny zgodnie z przepisami prawa lub uznaną reklamacją, następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu albo od dnia uznania reklamacji, przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Klient, chyba że Klient zgodzi się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z kosztami.
  7. W przypadku płatności kartą płatniczą zwrot środków następuje na rachunek karty, którą dokonano płatności.
  8. Usługodawca może odmówić zwrotu środków, jeżeli prawo odstąpienia wygasło po pełnym wykonaniu usługi zgodnie z postanowieniami powyżej, jeżeli oświadczenie o odstąpieniu złożono po upływie 14 dni albo jeżeli Klient nie jest konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta i ustawowe prawo odstąpienia mu nie przysługuje. Jeżeli Klient zażądał rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu na odstąpienie, zwrot jest pomniejszany o kwotę proporcjonalną do świadczenia spełnionego do chwili odstąpienia.
  9. Klient może zrezygnować z dalszego korzystania z Serwisu, nie odnawiając Subskrypcji po zakończeniu aktualnego okresu dostępu.

§ 12. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada za należyte świadczenie usług na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Klienta nieprawidłowych danych, niezgodnego z prawem korzystania z Serwisu albo decyzji podjętych wyłącznie na podstawie danych wprowadzonych przez Klienta.
  3. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klientów niebędących konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta, w tym za przerwy w działaniu Serwisu, utratę danych lub błędy w wyliczeniach magazynowych, zostaje ograniczona do wysokości opłat faktycznie wniesionych przez Klienta za aktualny okres Subskrypcji, w którym wystąpiła szkoda.

§ 13. Zmiany regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmian funkcjonalnych Serwisu, zmian modelu płatności lub konieczności doprecyzowania zasad bezpieczeństwa.
  2. O zmianie regulaminu Klienci zostaną poinformowani w Serwisie lub drogą elektroniczną z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Termin ten może być krótszy wyłącznie wtedy, gdy zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, decyzji właściwego organu albo konieczności usunięcia pilnego zagrożenia bezpieczeństwa.
  3. Zmiana regulaminu nie narusza praw nabytych przez Klienta. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp do usługi cyfrowej lub korzystanie z niej, konsumentowi oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługują uprawnienia wynikające z obowiązujących przepisów, w tym prawo wypowiedzenia umowy bez zachowania terminu i bez ponoszenia kosztów, o ile przepisy przewidują takie uprawnienie.
  4. Klient, który nie akceptuje zmian dotyczących usługi świadczonej bezterminowo lub odnawianej automatycznie, może wypowiedzieć umowę przed dniem wejścia zmian w życie. Zmiany warunków odpłatnej Subskrypcji zawartej na czas oznaczony stosuje się do kolejnego okresu Subskrypcji, chyba że zmiana jest wymagana przez prawo albo jest korzystna dla Klienta.

§ 14. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  2. Umowa jest zawierana w języku polskim.
  3. Ewentualne spory pomiędzy Usługodawcą a Klientem niebędącym konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  4. Spory z konsumentami rozstrzyga sąd właściwy zgodnie z przepisami ogólnymi. Konsument może także skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów albo stałego polubownego sądu konsumenckiego. Informacje o tych sposobach są dostępne na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
  5. Regulamin obowiązuje od dnia: 1 września 2026.

Załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejszy Załącznik stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO i jest integralną częścią Regulaminu. Znajduje zastosowanie, gdy Klient wprowadza do Aplikacji dane osobowe, których jest administratorem.

1. Role stron i przedmiot powierzenia

  1. Klient jest administratorem danych osobowych powierzonych w ramach korzystania z Aplikacji, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym.
  2. Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do udostępniania, utrzymania, zabezpieczenia i wsparcia technicznego Aplikacji oraz realizacji funkcji wybranych przez Klienta.
  3. Powierzenie trwa przez okres obowiązywania umowy o korzystanie z Aplikacji oraz przez czas niezbędny do usunięcia lub zwrotu danych po jej zakończeniu.

2. Charakter, cel i zakres przetwarzania

  1. Przetwarzanie może obejmować utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, przeglądanie, wykorzystywanie, przesyłanie, tworzenie kopii bezpieczeństwa, ograniczanie oraz usuwanie danych za pomocą systemów informatycznych.
  2. Celem przetwarzania jest świadczenie usługi MenuPlus, w szczególności obsługa procesów magazynowych, zakupowych, dokumentowych, rozliczeniowych i organizacyjnych Klienta.
  3. Powierzone dane mogą obejmować dane identyfikacyjne, kontaktowe i rozliczeniowe osób reprezentujących lub kontaktowych kontrahentów Klienta, w szczególności imię i nazwisko, firmę, stanowisko, adres, NIP, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego oraz informacje zawarte w dokumentach wprowadzonych przez Klienta.
  4. Jeżeli Klient korzysta z Modułu opłat, powierzone dane obejmują ponadto: dane Osób żywionych - imię, nazwisko, data urodzenia, klasa lub grupa, kategoria odpłatności, wariant diety, deklaracje korzystania z posiłków i pobytu, ewidencja obecności i odwołań, naliczone należności; oraz dane Płatników - imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane niezbędne do korespondencji o zaległościach, wpłaty i ich rozliczenie, a w przypadku posiadania Konta Rodzica także dane uwierzytelniające i zdarzenia bezpieczeństwa tego konta.
  5. Kategoriami osób, których dane dotyczą, mogą być: osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, reprezentanci, pracownicy i osoby kontaktowe dostawców, odbiorców oraz innych kontrahentów Klienta, a w Module opłat - Osoby żywione, w tym dzieci, oraz Płatnicy, w tym rodzice i opiekunowie prawni.
  6. Strony zgodnie ustalają, że wariant diety Osoby żywionej może stanowić daną dotyczącą zdrowia w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Powierzenie obejmuje tę daną w zakresie niezbędnym do przygotowania i rozliczenia właściwego posiłku. Usługodawca przetwarza ją wyłącznie w tym celu, obejmuje ją takimi samymi środkami ochrony jak pozostałe powierzone dane i nie wykorzystuje jej do żadnych innych celów.
  7. Powierzenie nie obejmuje innych szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO, danych z art. 10 RODO, numeru PESEL Osoby żywionej, informacji o jej stanie zdrowia poza wariantem diety, orzeczeniach o niepełnosprawności ani o sytuacji rodzinnej lub socjalnej. Aplikacja nie przewiduje pól na takie dane, a ich wprowadzenie przez Klienta, w tym w polach opisowych, stanowi naruszenie Regulaminu.
  8. Usługodawca uwzględnia, że dane Osób żywionych dotyczą w przeważającej mierze dzieci, którym art. 8 RODO przyznaje szczególną ochronę, i stosuje wobec nich zasadę minimalizacji: zakres pól w Aplikacji jest ograniczony do danych niezbędnych do rozliczenia posiłków i pobytu.

3. Polecenia Klienta i obowiązki Usługodawcy

  1. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, przy czym za takie polecenia uważa się Regulamin, konfigurację Aplikacji, działania uprawnionych Użytkowników oraz instrukcje przekazane w formie dokumentowej.
  2. Jeżeli obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, Usługodawca poinformuje o nim Klienta przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania przekazania takiej informacji.
  3. Usługodawca zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
  4. Jeżeli zdaniem Usługodawcy polecenie Klienta narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, Usługodawca niezwłocznie poinformuje o tym Klienta.

4. Bezpieczeństwo danych

  1. Usługodawca wdraża środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, z uwzględnieniem charakteru danych i dostępnego stanu wiedzy technicznej.
  2. Środki te obejmują w szczególności:
    • Lokalizacja przetwarzania - infrastruktura Microsoft Azure w regionie Polska (Poland Central); powierzone dane nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
    • Szyfrowanie - transmisja wyłącznie przez HTTPS/TLS; baza danych szyfrowana w spoczynku (Transparent Data Encryption).
    • Izolacja danych Klientów - dane każdego Klienta są odseparowane na poziomie warstwy dostępu do danych, a próba odczytu lub zapisu poza własnym zakresem jest blokowana i rejestrowana.
    • Kontrola dostępu - indywidualne konta Użytkowników, uprawnienia przydzielane odrębnie dla poszczególnych obszarów Aplikacji, weryfikowane niezależnie po stronie serwera, a nie wyłącznie w interfejsie; hasła przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego i sprawdzane względem publicznych baz haseł ujawnionych w wyciekach.
    • Rejestrowanie zdarzeń - dziennik zmian obejmujący m.in. kartotekę Osób żywionych i Płatników, stawki, deklaracje, wystawienie rachunku oraz rejestrację wpłat, wraz ze wskazaniem Użytkownika i czasu operacji.
    • Kopie zapasowe i odtwarzanie - automatyczne kopie zapasowe bazy danych z możliwością odtworzenia stanu z dowolnego punktu w czasie z ostatnich 30 dni; kopie różnicowe wykonywane co 12 godzin, kopie dziennika transakcyjnego w interwałach kilkuminutowych.
    • Utrzymanie - bieżące aktualizacje bezpieczeństwa platformy i zależności, monitoring dostępności aplikacji oraz rejestracja błędów i zdarzeń bezpieczeństwa.
  3. Aktualny, szczegółowy opis stosowanych środków Usługodawca publikuje i utrzymuje na stronie Bezpieczeństwo danych w Serwisie. Opis ten stanowi informację, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. h RODO, i jest aktualizowany wraz ze zmianą stosowanych rozwiązań.

5. Dalsze powierzenie

  1. Klient udziela Usługodawcy ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających niezbędnych do świadczenia usługi, w szczególności dostawców hostingu, infrastruktury chmurowej, kopii zapasowych, poczty elektronicznej, monitoringu i wsparcia technicznego.
  2. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających, wraz ze wskazaniem roli każdego z nich i miejsca przetwarzania, jest publikowana na stronie Bezpieczeństwo danych w Serwisie. Usługodawca poinformuje Klienta o planowanym dodaniu lub zastąpieniu takiego podmiotu z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, umożliwiając zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu z przyczyn dotyczących ochrony danych. W razie zgłoszenia sprzeciwu strony uzgodnią rozwiązanie zastępcze, a w braku porozumienia Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień planowanej zmiany, z prawem do zwrotu opłaty za niewykorzystany okres Subskrypcji.
  3. Usługodawca nakłada na dalszy podmiot przetwarzający obowiązki ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż wynikające z niniejszego Załącznika i odpowiada za wykonanie tych obowiązków na zasadach określonych w RODO.

6. Wsparcie Klienta i naruszenia

  1. Uwzględniając charakter przetwarzania, Usługodawca w miarę możliwości pomaga Klientowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą.
  2. Usługodawca pomaga Klientowi w realizacji obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych i konsultacji z organem nadzorczym, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania oraz informacji dostępnych Usługodawcy. Na wniosek Klienta Usługodawca przekazuje komplet informacji o Aplikacji potrzebnych do przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO), w tym opis zakresu przetwarzanych danych, stosowanych środków bezpieczeństwa i listę dalszych podmiotów przetwarzających.
  3. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych Usługodawca poinformuje Klienta nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia. Termin ten jest krótszy od 72 godzin, którymi dysponuje Klient na zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu, tak aby Klient miał czas na własną ocenę zdarzenia.
  4. Zawiadomienie o naruszeniu Usługodawca kieruje na adres e-mail wskazany w Koncie Klienta i zawiera w nim, w zakresie posiadanych informacji: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, których dotyczy, prawdopodobne konsekwencje, środki zastosowane lub proponowane w celu usunięcia naruszenia i ograniczenia jego skutków, a także dane kontaktowe do dalszych ustaleń. Informacje niedostępne w chwili zawiadomienia Usługodawca przekazuje sukcesywnie, bez oczekiwania na pełne wyjaśnienie zdarzenia.
  5. Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa, w tym podejrzenia podatności w Aplikacji, przyjmuje adres biuro@menuplus.pl.

7. Zakończenie przetwarzania i audyt

  1. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, zgodnie z decyzją Klienta, Usługodawca usunie albo zwróci powierzone dane oraz usunie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie nakazuje ich dalsze przechowywanie. Dane zawarte w kopiach bezpieczeństwa mogą być usuwane zgodnie ze standardowym cyklem retencji, pod warunkiem ich zabezpieczenia i nieużywania w innych celach.
  2. Usługodawca udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje, przeprowadzane przez Klienta lub upoważnionego audytora po wcześniejszym uzgodnieniu terminu i zakresu, z poszanowaniem bezpieczeństwa systemów, tajemnicy przedsiębiorstwa i praw innych klientów.
  3. Klient odpowiada za zgodność z prawem pozyskania danych, posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania, realizację obowiązków informacyjnych oraz zgodność poleceń wydawanych Usługodawcy z RODO.

Załącznik nr 2 - Gwarantowany poziom usług (SLA)

Niniejszy Załącznik określa gwarantowany poziom świadczenia usługi i jest integralną częścią Regulaminu. Dotyczy Klientów posiadających opłaconą Subskrypcję; nie stosuje się go do wersji demonstracyjnej ani do okresów, w których dostęp jest zablokowany z powodu braku płatności.

1. Definicje

  1. Dostępność oznacza procentowy udział czasu w miesiącu kalendarzowym, w którym Aplikacja odpowiada na żądania, liczony jako stosunek czasu sprawnego działania do całkowitego czasu w miesiącu pomniejszonego o okresy wyłączone (pkt 3).
  2. Okno serwisowe oznacza zapowiedzianą przerwę techniczną przeznaczoną na aktualizacje, migracje lub prace utrzymaniowe.
  3. Awaria oznacza niezaplanowaną niedostępność Aplikacji albo nieprawidłowe działanie jej istotnej funkcji.
  4. Czas reakcji oznacza czas od przyjęcia Zgłoszenia do potwierdzenia go Klientowi i podjęcia czynności diagnostycznych. Czas reakcji nie jest czasem usunięcia Awarii.
  5. Godziny robocze oznaczają godziny od 8:00 do 16:00 w dni robocze, czyli dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Gwarantowana dostępność

  1. Usługodawca gwarantuje Dostępność Aplikacji na poziomie 99,5% w miesiącu kalendarzowym, co odpowiada dopuszczalnej niedostępności około 3 godzin i 39 minut miesięcznie.
  2. Dostępność jest mierzona automatycznymi testami wykonywanymi cyklicznie po stronie Usługodawcy, niezależnie dla warstwy aplikacyjnej i usługowej.
  3. Na wniosek Klienta Usługodawca przekazuje raport dostępności za wskazany miesiąc.

3. Wyłączenia

  1. Do czasu niedostępności nie wlicza się: zapowiedzianych Okien serwisowych, przerw wynikających z awarii dostawcy infrastruktury chmurowej lub operatorów telekomunikacyjnych, działania siły wyższej, ataków na infrastrukturę, przerw spowodowanych działaniem lub zaniechaniem Klienta bądź jego Użytkowników, wadliwym łączem albo sprzętem po stronie Klienta, a także blokady dostępu dokonanej zgodnie z Regulaminem.
  2. SLA nie obejmuje funkcji zależnych od systemów zewnętrznych w zakresie niedostępności tych systemów, w szczególności Krajowego Systemu e-Faktur, rejestrów publicznych, bramek e-mail i SMS oraz operatora płatności.

4. Okna serwisowe

  1. Okna serwisowe są planowane poza Godzinami roboczymi i nie przekraczają łącznie 4 godzin w miesiącu.
  2. O planowanym Oknie serwisowym Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 48 godzin, w Aplikacji lub pocztą elektroniczną.
  3. Prace pilne, konieczne do usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa lub utraty danych, mogą być wykonane bez zachowania powyższego wyprzedzenia; Usługodawca informuje o nich niezwłocznie.

5. Wsparcie i czasy reakcji

  1. Zgłoszenia przyjmuje adres biuro@menuplus.pl oraz formularz kontaktowy w Serwisie, przez całą dobę. Zgłoszenia są obsługiwane w Godzinach roboczych.
  2. Czasy reakcji, liczone w Godzinach roboczych od przyjęcia Zgłoszenia:
    • Krytyczny - Aplikacja jest niedostępna dla wszystkich Użytkowników Klienta albo wystąpiła utrata lub ujawnienie danych: 4 godziny robocze.
    • Wysoki - istotna funkcja nie działa i nie ma dla niej obejścia, w szczególności naliczenie rachunków, wystawienie dokumentu lub wydruk wymagany przepisami: 1 dzień roboczy.
    • Standardowy - pozostałe usterki, pytania o działanie Aplikacji i wnioski o zmiany: 3 dni robocze.
  3. Priorytet nadaje Usługodawca na podstawie opisu Zgłoszenia. Klient może wnieść o jego zmianę, wskazując wpływ usterki na pracę placówki.
  4. Usługodawca dokłada starań, aby Awarie krytyczne usuwać w tym samym dniu roboczym, w którym zostały zgłoszone lub wykryte.

6. Kopie zapasowe i odtwarzanie

  1. Kopie zapasowe bazy danych wykonywane są automatycznie i pozwalają odtworzyć stan z dowolnego punktu w czasie z ostatnich 30 dni.
  2. Gwarantowany maksymalny okres, z którego dane mogą zostać utracone w razie awarii wymagającej odtworzenia (RPO), wynosi 1 godzinę.
  3. Gwarantowany czas przywrócenia działania usługi po awarii wymagającej odtworzenia z kopii (RTO) wynosi 8 godzin roboczych.
  4. Odtworzenie danych na życzenie Klienta, wynikające z błędu po stronie Klienta, a nie z Awarii, jest realizowane w miarę możliwości technicznych i może zostać wycenione odrębnie.

7. Rekompensata

  1. Jeżeli Dostępność w miesiącu kalendarzowym była niższa od gwarantowanej, Klientowi przysługuje przedłużenie okresu Subskrypcji:
    • Dostępność od 99,0% do poniżej 99,5% - 3 dni,
    • Dostępność od 95,0% do poniżej 99,0% - 7 dni,
    • Dostępność poniżej 95,0% - 14 dni.
  2. Rekompensata jest przyznawana na wniosek Klienta złożony w terminie 30 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy, i ma postać przedłużenia Subskrypcji, a nie zwrotu pieniężnego.
  3. Jeżeli Dostępność była niższa niż 95% przez dwa kolejne miesiące, Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymać zwrot opłaty za niewykorzystany okres Subskrypcji.
  4. Rekompensata przewidziana w niniejszym Załączniku wyczerpuje roszczenia Klienta z tytułu niedotrzymania poziomu Dostępności, co nie wyłącza odpowiedzialności Usługodawcy na zasadach ogólnych w zakresie, w jakim nie może ona zostać wyłączona przez umowę.